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山西煤炭运销集团朔州有限公司文书、科技档案整理及数字化采购公告

发布时间： 2025-06-20 项目区域：山西

一、 项目名称：文书、科技档案整理及数字化

二、 项目基本情况：

1. 项目背景

随着企业档案管理规范化及信息化需求提升，现需对现有纸质文书档案进行系统化整理、分类、归档，并完成数字化加工，以实现档案长期保存、高效检索及资源共享。

2. 项目目标

- 实现档案标准化整理，符合《档案法》及行业规范要求。

- 建立数字化档案管理系统，支持全文检索、权限管理及安全备份。

- 提升档案利用率，为企业决策、审计、历史追溯提供支持。

3. 档案概况

- 档案类型：行政公文、项目资料、会议纪要等

- 档案年限：2022年至2024年。

- 当前状态：未整理。

4. 项目明细

序号	项目	数量	备注
1	文书档案整理服务	6000件	分类、编目、去钉、装订、入库等。
2	科技档案整理服务	100件	分类、编目、去钉、装订、入库等。
3	扫描处理	50000页	300dpi彩色扫描
4	图像处理	50000页	纠偏、去污、裁边等。
5	数据挂接	50000页	关联图像与元数据。
6	备份硬盘	2个	用于备份
7	文书档案盒	1000个	无酸
8	科技档案盒	100个	无酸
9	件皮	6000页	无酸
10	耗材		打印纸、硒鼓、碳粉、不锈钢订书钉等。

三、 服务内容：

1. 档案整理服务

前期准备：档案交接、清点、登记造册。

分类编码：按《归档文件整理规则》（DA/T 22）进行全宗分类、档号编制。

装订修复：破损档案修复、去污去钉、规范化装订。

目录编制：生成纸质及电子目录，确保与数字化文件一一对应。

2. 档案数字化服务

扫描加工：使用指定扫描仪扫描（分辨率≥300dpi），格式为PDF或TIFF。

图像处理：去噪、纠偏、OCR文字识别（准确率≥98%）。

数据挂接：数字化成果与档案管理系统对接，确保元数据完整。

3. 交付成果

- 整理完毕的实体档案（按标准装盒、标引）。

- 数字化档案（符合《纸质档案数字化规范》DA/T 31）。

- 档案管理数据库及备份文件（含目录、全文数据）。

四、 服务范围：

1. 档案范围

2022年至2024年文书档案、科技档案。

不包含涉密档案。

2. 工作地点

档案整理：山西煤炭运销集团朔州有限公司。

数字化加工：2022年至2024年文书档案、科技档案。

五、 服务期限要求：

1. 总工期：合同签订后100个工作日内完成。

六、 服务质量要求：

1. 整理质量

错误率≤1%（如分类错误、漏扫等）。

档案破损率≤0.5%（加工过程中新增损坏）。

2. 数字化质量

图像清晰、完整，OCR可识别率≥98%。

元数据著录准确率100%。

3. 保密与安全

- 签订保密协议，禁止数据外泄或商用。

- 工作全程监控，数字化后彻底清除临时数据。

七、 技术要求：

1. 分类与编码

按“年度—机构—保管期限”分类，档号结构为：`全宗号-年度-件号`。

归档章填写完整，包含全宗号、年度、保管期限、机构、件号等要素。

2. 装订与修复

使用无酸件皮、不锈钢订书钉装订。

破损档案需专业修复（如裱糊、去污），修复后不影响扫描效果。

3. 目录编制

生成符合《档案著录规则》（DA/T 18）的电子目录（Excel或XML格式），字段包括：档号、题名、责任者、日期、页数等。

三、档案数字化技术要求

1. 扫描标准

分辨率：普通文字≥300dpi，插图/印章≥600dpi。

色彩模式：黑白文本采用黑白二值，彩色文件/印章采用24位真彩色。

格式：文本类PDF，图像类TIFF。

2. 图像处理

纠偏：倾斜度≤1°。

去噪：清除黑边、污点、装订痕迹。

-OCR识别：中文识别准确率≥98%，生成双层PDF（文本可检索）。

3. 数据存储与命名

文件命名规则：`档号_页码.扩展名`（示例：Z001-2023-0001_001.pdf）。

存储结构：按分类层级建立文件夹，与目录数据一一对应。

四、数据挂接与验收

1. 元数据要求

包含核心元数据（题名、责任者、日期、密级等）及技术元数据（扫描仪型号、分辨率等）。

符合《档案管理软件功能要求》（DA/T 43）的数据库结构。

2. 挂接要求

数字化成果与档案管理系统通过API或中间库对接，确保数据关联准确率100%。

支持批量导入及人工校验功能。

3. 验收标准

抽样比例：逐件验收目录，图像按10%比例抽检（不足100件全检）。

合格标准：

图像清晰、完整，无漏扫、重扫。

档号与图像对应无误，OCR可检索字段错误率≤1%。

五、安全与保密要求

1.数据安全

数字化过程在招标方指定场所进行，工作区安装监控设备。

外包服务商需签署保密协议，禁止使用自带存储设备。

2. 备份要求

交付数据至少包含2套备份（本地服务器+离线硬盘/光盘）。

备份文件需加密，密码由招标方单独保管。

3. 数据清除

项目完成后，服务商需彻底清除所有临时文件及缓存数据，并提供书面承诺。

八、 最高限价：16万元

九、 参与报价单位应具备的资格条件：

1.投标人须具有独立的法人资格，具备有效的营业执照；

2.开户许可证或基本账户存款信息；

3.法定代表人身份证、法人授权委托书及委托人的身份证；

4.供应商需提供的报名资料：法定代表人身份证(供应商代表不是法定代表人,经办人需另持有法定代表人授权书及经办人身份证)；营业执照;基本账户开户许可证或基本存款账户信息；供应商注册地档案主管部门的档案服务备案证书；档案管理系统相关的软件著作权证书；供应商需有三个以上档案整理或数字化服务案例；业绩证明需要提供的材料：一个完整的类似业绩需同时具备合同协议书与类似业绩对应的任意一张结算有效发票;合同复印件(或扫件)须至少包含:合同双方盖章页、合同签订日期、承包内容及业绩要求的关键信息等内容;发票要求;发票复印件(或扫描件)的发票号码、开票日期、金额须清晰可查。并附对应发票的“国家税务总局全国增值税发票查验平台”或“全国统一规范电子税务局”查询结果截图；